Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administrator / usługodawca: HANNA VELYKA PRAVIS (nazwa handlowa: PRAVIS), NIP 1132935521, REGON 545376200, adres: ul. Stanisława Leszczyńskiego 4, lok. 25, 50-078 Wrocław, Poland. E-mail: office.pravis@gmail.com.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe w związku ze stroną PRAVIS oraz usługami tłumaczeń / poświadczeń. Jesteśmy biurem tłumaczeń, nie kancelarią prawną. Dokument ma charakter informacyjny na podstawie RODO (rozporządzenie (UE) 2016/679) oraz polskiego prawa. W sprawach wymagających porady prawnej skonsultuj się z niezależnym prawnikiem.

2. Kogo dotyczą dane

Przetwarzamy dane osób odwiedzających stronę, składających zapytanie lub zamówienie, a także dane osób widniejących w dokumentach przekazanych nam do tłumaczenia (np. imiona na świadectwach), o ile masz prawo nam te dokumenty przekazać.

3. Jakie dane zbieramy

Dane kontaktowe i zleceniowe: imię i nazwisko, e-mail, telefon (opcjonalnie), treść wiadomości, wybory w formularzach, historia korespondencji.

Pliki dokumentów: skany, zdjęcia lub PDF przesłane przez formularz, e-mail lub komunikatory — wraz z danymi osobowymi zawartymi w tych dokumentach.

Dane płatności: przy płatności online nie przechowujemy pełnych numerów kart. Płatności obsługuje Stripe; Stripe przetwarza dane niezbędne do realizacji transakcji.

Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, urządzenie, przybliżona lokalizacja z IP, odwiedzone strony oraz identyfikatory cookies — zgodnie z Polityką cookies.

4. Cele i podstawy prawne (RODO)

Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed umową) i/lub art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda).

Wykonanie usługi tłumaczenia / poświadczenia / wsparcia apostille itd. — art. 6 ust. 1 lit. b.

Fakturowanie, księgowość i obowiązki podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f.

Bezpieczeństwo strony, przeciwdziałanie nadużyciom i podstawowa analityka — art. 6 ust. 1 lit. f, a w razie potrzeby art. 6 ust. 1 lit. a dla cookies zbędnych.

Płatności przez Stripe — art. 6 ust. 1 lit. b i f.

5. Dokumenty i poufność

Dokumenty wykorzystujemy wyłącznie do wyceny, tłumaczenia, poświadczenia, dostawy i obsługi zlecenia oraz do obowiązków prawnych (np. księgowych). Nie sprzedajemy treści dokumentów i nie używamy ich do reklamy.

Potwierdzasz, że masz prawo przekazać dokumenty i zawarte w nich dane. Nie przesyłaj danych zbędnych do usługi.

6. Narzędzia AI do analizy dokumentów

W celu analizy dokumentów, wyodrębnienia struktury, wsparcia kontroli jakości lub przyspieszenia przygotowania tłumaczenia możemy korzystać z narzędzi sztucznej inteligencji, w tym: Anthropic (Claude); OpenAI (ChatGPT); Google (Gemini).

Dostawcy ci działają jako podmioty przetwarzające (lub dalsi przetwarzający) na podstawie swoich regulaminów oraz — w stosownych przypadkach — umów powierzenia / standardowych klauzul umownych. Treści, które nam przekazujesz, mogą być przesyłane do systemów tych dostawców. Korzystamy z tych narzędzi wyłącznie w związku z wykonaniem lub usprawnieniem zamówionej usługi — nie do profilowania marketingowego niezwiązanego ze zleceniem.

Informacji o korzystaniu z AI nie promujemy w materiałach marketingowych na stronie; ujawniamy ją tutaj, ponieważ dotyczy sposobu przetwarzania dokumentów.

7. Podwykonawcy i odbiorcy

Dane niezbędne do realizacji zlecenia możemy udostępniać:

— tłumaczom, weryfikatorom i innym współpracownikom działającym na faktury lub umowy (B2B / umowy o świadczenie usług), którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie i z obowiązkiem poufności;

— dostawcom hostingu, poczty, IT i komunikatorów;

— Stripe w zakresie płatności online;

— dostawcom AI wymienionym powyżej, gdy są używani do analizy lub wsparcia redakcji;

— księgowym, doradcom prawnym, kurierom / poczcie oraz organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.

Każdy odbiorca otrzymuje tylko dane potrzebne do swojej roli.

8. Płatności (Stripe)

Płatności online obsługuje Stripe, Inc. / Stripe Payments Europe, Limited („Stripe”). Stripe może przetwarzać dane płatnicze jako niezależny administrator lub jako nasz podmiot przetwarzający — w zależności od produktu. Dodatkowo obowiązuje polityka prywatności Stripe. Otrzymujemy potwierdzenie statusu płatności, kwoty, waluty i identyfikatory potrzebne do księgowości — nie pełny numer karty ani CVC.

9. Przekazanie poza EOG

Część dostawców (w tym Stripe i niektórzy dostawcy AI) może przetwarzać dane w USA lub innych państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przy przekazywaniu danych poza EOG stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej oraz środki uzupełniające dostawcy, albo inny mechanizm zgodny z rozdziałem V RODO.

10. Okres przechowywania

Zapytania bez zamówienia: zwykle do 12 miesięcy, chyba że poprosisz o wcześniejsze usunięcie.

Zlecenia i pliki tłumaczeń: przez czas potrzebny do realizacji i obsługi, a następnie zgodnie z przepisami rachunkowymi i podatkowymi w Polsce (co do zasady do 5 lat od końca roku podatkowego, o ile nie obowiązuje dłuższy termin).

Korespondencja związana z roszczeniami: przez okres przedawnienia według prawa polskiego.

Dane cookies: zgodnie z Polityką cookies.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka (kontrola dostępu, szyfrowany transport tam gdzie dostępny, ograniczony dostęp współpracowników, instrukcje dla procesorów). Żaden sposób przesyłania lub przechowywania nie daje 100% gwarancji; stale ograniczamy ryzyko.

12. Pliki cookies

Zasady stosowania cookies i podobnych technologii opisuje Polityka cookies dostępna na tej stronie. Cookies zbędne stosujemy wyłącznie za zgodą, gdy jest wymagana.

13. Twoje prawa

Na podstawie RODO możesz żądać: dostępu do danych; sprostowania; usunięcia; ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Gdy podstawą jest zgoda — możesz ją wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

14. Zmiany

Polityka może być aktualizowana. Zmieni się data „Ostatnia aktualizacja”. Istotne zmiany opublikujemy na tej stronie.

15. Kontakt

Pytania o dane osobowe: office.pravis@gmail.com. Adres korespondencyjny: ul. Stanisława Leszczyńskiego 4, lok. 25, 50-078 Wrocław, Poland.