Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher / Dienstleister: HANNA VELYKA PRAVIS (Handelsname: PRAVIS), NIP 1132935521, REGON 545376200, Anschrift: ul. Stanisława Leszczyńskiego 4, lok. 25, 50-078 Wrocław, Poland. E-Mail: office.pravis@gmail.com.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der PRAVIS-Website und Übersetzungs- / Beglaubigungsdiensten verarbeiten. Wir sind ein Übersetzungsbüro, keine Anwaltskanzlei. Dieses Dokument dient der Transparenz nach der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) und dem polnischen Datenschutzrecht. Für eine verbindliche Rechtsberatung wenden Sie sich an einen unabhängigen Anwalt.

2. Wessen Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten Daten von Website-Besuchern, Personen, die ein Angebot anfordern oder eine Bestellung aufgeben, sowie von Personen, deren Daten in Dokumenten erscheinen, die Sie uns zur Übersetzung senden (z. B. Namen auf Zeugnissen), sofern Sie berechtigt sind, uns diese Dokumente zu übermitteln.

3. Welche Daten wir erheben

Kontakt- und Auftragsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben), Nachrichteninhalt, in Formularen gewählte Leistung / Land / Situation sowie Korrespondenzverlauf.

Dokumentdateien: Scans, Fotos oder PDFs von Dokumenten, die Sie hochladen oder senden (E-Mail, Messenger), einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten.

Zahlungsdaten: Bei Online-Zahlung speichern wir keine vollständigen Kartennummern. Zahlungen werden von Stripe abgewickelt; Stripe verarbeitet Zahlungskennungen, Rechnungsdaten und Transaktionsmetadaten, die zur Zahlungsabwicklung nötig sind.

Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, ungefähre Standortangabe aus der IP, besuchte Seiten sowie Cookie- / ähnliche Technologie-Kennungen — wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen (DSGVO)

Beantwortung von Angebotsanfragen und Erstellung eines Angebots — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung, sofern Sie ein Einwilligungskästchen ankreuzen).

Erbringung der Übersetzungs- / Beglaubigungs- / Apostille-Unterstützungs- / verwandten Leistung — Art. 6 Abs. 1 lit. b.

Rechnungsstellung, Buchhaltung und Steuerunterlagen — Art. 6 Abs. 1 lit. c (rechtliche Verpflichtung).

Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen — Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse).

Website-Sicherheit, Missbrauchsprävention und grundlegende Analyse — Art. 6 Abs. 1 lit. f, und soweit erforderlich Art. 6 Abs. 1 lit. a für nicht notwendige Cookies.

Zahlungsabwicklung über Stripe — Art. 6 Abs. 1 lit. b und f.

5. Dokumente und Vertraulichkeit

Dokumente, die Sie senden, verwenden wir nur zur Angebotserstellung, Übersetzung, Beglaubigung, Lieferung und Auftragsbetreuung sowie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. Buchhaltung). Wir verkaufen keine Dokumenteninhalte und nutzen sie nicht für Werbung.

Sie bestätigen, dass Sie berechtigt sind, die Dokumente und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten zu übermitteln. Senden Sie nicht mehr Daten als für die Leistung nötig.

6. Einsatz von KI-Tools zur Dokumentenanalyse

Zur Analyse von Dokumenten, Strukturerkennung, Qualitätsprüfung oder Beschleunigung der Übersetzungsentwürfe können wir KI-Tools Dritter einsetzen, darunter: Anthropic (Claude); OpenAI (ChatGPT); Google (Gemini).

Diese Tools handeln als Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter nach ihren Bedingungen und, soweit anwendbar, Auftragsverarbeitungsverträgen / Standardvertragsklauseln. Von Ihnen gesendete Inhalte können an die Systeme dieser Anbieter übermittelt werden. Wir konfigurieren und nutzen solche Tools nur zur Erbringung oder Verbesserung der von Ihnen angeforderten Leistung — nicht für Marketing-Profiling ohne Bezug zum Auftrag.

Diesen KI-Einsatz bewerben wir nicht als Marketingaussage auf der öffentlichen Website; er wird hier offengelegt, weil er für die Verarbeitung von Dokumenten relevant ist.

7. Unterauftragnehmer und weitere Empfänger

Daten, die zur Auftragsausführung nötig sind, können wir teilen mit:

— Übersetzern, Korrekturlesern und anderen Freelancern / Auftragnehmern, die mit uns auf Rechnungsbasis (faktury) oder Dienstleistungsverträgen (umowy / B2B) zusammenarbeiten und Daten nur nach unserer Weisung und unter Vertraulichkeit verarbeiten;

— IT-, Hosting-, E-Mail- und Messaging-Anbietern;

— Stripe für Online-Zahlungen;

— den oben genannten KI-Anbietern, soweit zur Analyse oder Entwurfsunterstützung genutzt;

— Buchhaltern, Rechtsberatern, Kurieren / Postbetreibern und Behörden, soweit gesetzlich erforderlich.

Jeder Empfänger erhält nur das für seine Rolle Nötige.

8. Zahlungen (Stripe)

Online-Zahlungen werden von Stripe, Inc. / Stripe Payments Europe, Limited („Stripe“) abgewickelt. Stripe kann Ihre Zahlungsdaten als unabhängiger Verantwortlicher oder als unser Auftragsverarbeiter verarbeiten — je nach genutztem Produkt. Zusätzlich gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Wir erhalten Bestätigung von Zahlungsstatus, Betrag, Währung und Kennungen für die Buchhaltung — nicht Ihre vollständige Kartennummer/CVC.

9. Übermittlungen außerhalb des EWR

Einige Anbieter (einschließlich Stripe und bestimmter KI-Anbieter) können Daten in den USA oder anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Bei Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb des EWR stützen wir uns auf geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ergänzende Maßnahmen des Anbieters oder einen anderen rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus nach Kapitel V DSGVO.

10. Aufbewahrung

Angebotsanfragen ohne Auftrag: in der Regel bis zu 12 Monate, sofern Sie nicht früher um Löschung bitten.

Auftrags- und Übersetzungsdateien: für die zur Leistungserbringung und Nachbetreuung nötige Zeit, danach gemäß Buchhaltungs- und Steuerrecht in Polen (in der Regel bis zu 5 Jahre nach Ende des Steuerjahres, sofern keine längere Frist gilt).

Korrespondenz für Ansprüche: für die Verjährungsfrist nach polnischem Recht.

Cookie-Daten: wie in der Cookie-Richtlinie dargelegt.

11. Sicherheit

Wir setzen organisatorische und technische Maßnahmen ein, die dem Risiko angemessen sind (Zugangskontrolle, verschlüsselte Übertragung wo verfügbar, begrenzter Mitarbeiter- / Auftragnehmerzugang, Weisungen an Auftragsverarbeiter). Keine Übermittlungs- oder Speichermethode ist 100 % sicher; wir arbeiten kontinuierlich an der Risikominderung.

12. Cookies

Unser Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien ist in der Cookie-Richtlinie auf dieser Website beschrieben. Nicht notwendige Cookies werden nur mit Einwilligung eingesetzt, soweit erforderlich.

13. Ihre Rechte

Nach der DSGVO können Sie verlangen: Auskunft über Ihre Daten; Berichtigung; Löschung; Einschränkung der Verarbeitung; Datenübertragbarkeit; und Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Beruht die Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf zu berühren.

Sie können eine Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO) einreichen, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben ändert sich. Wesentliche Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht.

15. Kontakt

Fragen zu personenbezogenen Daten: office.pravis@gmail.com. Postanschrift: ul. Stanisława Leszczyńskiego 4, lok. 25, 50-078 Wrocław, Poland.